- Avalie o tempo gasto nas tarefas
Anote o tempo gasto em cada uma de suas atividades
principais. As informações serão valiosas para tornar a próxima programação
mais precisa e eficaz. "Essa é uma habilidade que diferencia os gerentes
mais experientes", escreve a consultora americana Melissa Raff oni.
- Centralize as informações
"Uma pessoa gasta até 28 minutos do dia procurando
dados que não sabe onde anotou", afirma Paulo Kretly, presidente da
FranklinCovey Brasil. No fim do mês, isso pode significar um dia inteiro
perdido. Hoje, com aparelhinhos modernos cada vez mais versáteis, não há
desculpa para você não ter as informações centralizadas.
- Planeje em apenas 10 minutos
Você não precisa mais do que 10 minutinhos para planejar as
tarefas do dia. Ao fazer isso, entrará para o pequeno time de executivos que
possuem esse hábito: apenas 17%, segundo pesquisa feita pela FranklinCovey no
fim do ano passado.
- Tenha horários LIVRES
"Minha agenda de trabalho está no sistema. O
funcionário que quiser marcar uma reunião pode entrar, ver horários disponíveis
e me enviar um convite. De qualquer forma, tenho algumas reuniões fixas, que
cumpro religiosamente toda semana. É bom para me exercitar e criar uma cultura
entre os subordinados", diz Alexandre Hohagen, do Google.
- Faça escolhas
"Apesar de trabalhar de 13 a 14 horas por dia, procuro
sempre reservar espaço para o que é importante para mim, como as minhas filhas.
Deixei de fazer ginástica para ficar mais tempo com elas. Também reservo tempo
para dar uma palestra por semana", afirma Alexandre Hohagen, presidente do
Google para a América Latina.
- Participe de teleconferências
Antes de viajar a negócios, verifique se é mesmo necessário
estar pessoalmente no encontro ou se uma teleconferência resolveria a questão.
Também certifique-se de que você é a pessoa mais indicada para participar da
reunião ou se pode enviar outra pessoa.
- Respeite seu ritmo
"Funciono melhor de manhã, por isso planejo a minha
rotina de acordo com o meu ritmo. Chego ao trabalho às 7h30, porque sei que a
partir das 16h começo a perder embalo. Até as 17h, já estou voltando para casa.
Ficar horas no trabalho não significa que você está produzindo mais",
afirma Carlos Ienne, presidente da Fedex no Brasil.
- Cuidado com o fuso horário
Se você trabalha numa multinacional ou lida com clientes no
exterior, tem de levar em conta o fuso horário. Informe-se da diferença de
horas entre os países antes de enviar e-mails e agendar teleconferências. Para
marcar uma viagem internacional, a antecedência tem de ser equivalente à
duração dela.
- Ajuste o foco antes
Mais de 60% das 1 045 pessoas que responderam a uma pesquisa
da consultoria Tríade do Tempo acham que as reuniões de que participam são
malconduzidas. O principal problema apontado por elas é a falta de foco. Uma
reunião toma rumos indesejados por falta de clareza tanto do chefe quanto da
equipe. Para evitar desvios, defina previamente a pauta por escrito e os
resultados esperados. Revise cada item no início da reunião. No final, faça um
resumo de toda a conversa e delegue as tarefas que forem necessárias.
- Meia hora é suficiente
Se os resultados desejados estiverem claramente definidos e
houver uma lista de assuntos e questões a serem abordados, não há por que uma
reunião durar mais do que 30 minutos. Reuniões ou teleconferências precisam ter
agenda clara e hora para começar e acabar.
- Dê o RECADO
Ao escrever um e-mail, seja o mais conciso e direto
possível. Segundo o consultor americano Mike Song, que conversou com 8 000
funcionários de grandes corporações em todo o mundo, a maioria das pessoas não
lê as mensagens, simplesmente "escaneia", ou seja, dá uma olhada
rápida para ver qual é o assunto.
Para facilitar esse tipo de leitura, evite paredões de
palavras. Divida o texto e faça ele caber numa única página. Comece pelo
objetivo da mensagem e depois contextualize. No assunto, coloque informações
que deixem claro o conteúdo do e-mail. "Como uma manchete de jornal",
afirma Mike Song.
- Convoque poucas pessoas
Nada de amontoar 20 pessoas numa sala para ouvir o que você
tem a dizer. "Para ser produtiva e permitir a participação de todos, a
reunião deve ter de oito a 12 participantes", sugere Paulo Kretly, da
FranklinCovey. Se a equipe for maior, uma alternativa é fragmentá-la.
- Pare de reclamar do trânsito
Antes de comprar um imóvel, procure saber onde está a maior
parte das empresas em que gostaria de trabalhar. Ao fazer esse exercício, você
vai descobrir que pode morar muito mais perto de onde trabalha. Em cidades como
São Paulo, esse fator é a diferença entre gastar 15 minutos ou quatro horas no
percurso casa-escritório.
- Coloque ordem na casa
O brasileiro gasta três horas por dia administrando o
correio eletrônico, segundo Christian Barbosa, diretor da Tríade do Tempo.
"Esse tempo pode ser reduzido pela metade", diz. Controle a sua
curiosidade e estipule horários para se dedicar ao correio eletrônico. Desligar
os alertas sonoros e visuais de recebimento pode ajudar. Lembrese que, se
houver uma urgência, o telefone vai tocar. Crie um número limitado de pastas e
tenha cuidado ao dar nome a elas, para que os assuntos não se confundam.
- Mande um representante
Em muitas reuniões, dá para você mandar um representante no
seu lugar. Assim, você pode se concentrar naquelas que são importantes de
verdade. Se você tem muitas reuniões com clientes, repasse a pauta do encontro
no dia anterior com um colega de equipe e peça a ele que vá no seu lugar. Em
uma próxima ocasião você retribui a gentileza.
- Consulte em HORAS determinadas
"Não consulte e-mails logo que chegar ao trabalho nem
antes de dormir. O primeiro desvia você das prioridades, o outro apenas causa
insônia A mensagem pode esperar até dez horas depois que tiver completado pelo
menos uma de suas tarefas críticas do dia", diz o escritor Timothy Ferris.
- Evite reunião surpresa
Reuniões em cima da hora não devem acontecer, salvo em situações
de emergência. "Raramente as reuniões são para 'ontem'", afirma
Christian Barbosa, diretor da Tríade do Tempo. Além disso, a chance de o
encontro se mostrar improdutivo e roubar um tempo precioso é grande, uma vez
que as pessoas não puderam se preparar. Convoque com, no mínimo, um dia de
antecedência.
- Receba menos enviando menos
Quer conter a enxurrada de mensagens na sua caixa de
entrada? Comece a enviar menos e-mails e reduza o número de destinatários.
Segundo Mike Song, um profissional recebe três respostas para cada cinco
mensagens que envia. Ou seja, quem abusa de recursos como "Responder a
todos", "Cc" e listas de distribuição sofre as consequências.
Antes de enviar, reflita sobre a relevância da mensagem para o destinatário. Se
não quiser resposta, deixe isso claro no texto.
- Mensagem com hierarquia
Ao gerenciar a caixa de entrada, use o bom senso e avalie os
e-mails que exigem mais atenção. Para distinguir quais são importantes — clientes, pares, subordinados diretos e chefe —, aplique cores diferentes aos remetentes. Outra ferramenta
permite identificar de cara se a mensagem foi enviada só para você ou para
várias pessoas. "A alguns e-mails internos nem respondo. Muitas vezes, a
própria pessoa se vira e resolve", diz Carlos Ienne, da Fedex.
- Exercite o desapego
Muitas vezes, para conseguir dar conta do mais importante, é
preciso deixar que algumas pequenas coisas ruins aconteçam, como ter de
retornar uma ligação mais tarde para se desculpar, pagar uma pequena multa ou
mesmo perder um cliente destemperado. Segundo Timothy Ferris, o caminho nem
sempre é acumular mais tarefas, mas definir as poucas coisas que realmente
podem mudar sua vida e seu negócio.
- Delegue trabalho e também autoridade
Delegue trabalho e também autoridade Ao delegar,
concentre-se nos resultados, e não no processo. Esteja aberto a sugestões, já
que as pessoas resolvem os mesmos problemas de formas diferentes. Avise o que
você espera, o prazo e delegue também autoridade. Quem tenta fazer algo e
descobre que não dispõe de poder suficiente fica frustado e torna-se
ineficiente
- Saiba dizer "Não""
Oito em cada dez pessoas dizem perder tempo com atividades
inúteis por não ter dito "não". Por isso, aprenda a fazê-lo quando
necessário. Avalie se a demanda é imediata, marque a conversa para mais tarde
ou delegue. Seja disponível, mas crie suas proteções. "Quando tiver de se
concentrar, desligue telefone, e-mail e MSN", diz Christian Barbosa.
- Organize-se para ler e aprender
Organize-se para ler e aprender Use o senso crítico para
avaliar o que deve ler. Pessoas perdem tempo com informações interessantes, mas
não importantes para seu trabalho e desenvolvimento. Tente reservar um período
do dia para leituras, de preferência um horário em que esteja bem acordado, com
nível de compreensão alto. Se você dedicar a um livro 30 minutos por dia e
conseguir ler 20 páginas, serão 600 páginas no fi m do mês. Mantendo o ritmo
por um ano, terá lido 24 livros de 300 páginas.
- Conte sempre com o imprevisível
Elabore uma agenda realista, o que significa definir
compromissos e também deixar espaços para mudanças de última hora. Alguns
horários em aberto vão ajudá-lo a dar conta do recado. Já uma agenda rígida,
com compromissos consecutivos, dificilmente será cumprida e causará frustração.
Lembre-se que pressa e vontade de resolver tudo levam você a subestimar a
duração das tarefas.
- Concentre-se em mais valia
Para lidar com o acúmulo de tarefas e funções, é preciso ser
eficaz. "O eficiente faz as coisas de maneira correta, o eficaz faz aquilo
que agrega mais valor", afirma o headhunter Ricardo Rocco, da Russell
Reynolds. A melhor maneira de fazer isso é escolher e negociar bem quais
tarefas você sabe executar e que são estratégicas de verdade para o negócio.
Quem faz isso tem foco nos resultados e usa sua capacidade para trazer maior
retorno.
- Seja estratégico
Se você sente que está perdendo tempo no trabalho em
atividades menos importantes, e isso acaba com o restinho de horas livres que
você teria para um projeto pessoal, planeje-se melhor.
- Faça o IMPORTANTE
Pesquisa da Tríade mostra que o brasileiro dedica apenas 30%
do tempo às tarefas importantes. Reflita: concluir o relatório que o chefe
pediu para "ontem" ou ir à reunião no colégio dos filhos? Se souber o
que é realmente importante, fica mais fácil decidir.
- Valorize seu tempo
O que você quer fazer com seu tempo? Essa pergunta é o ponto
de partida para quem deseja se planejar melhor. Tenha clareza dos objetivos
antes de começar a redistribuir as horas entre projetos profi ssionais e
pessoais. Defina suas prioridades e avalie se você está usando seu tempo para
persegui-las. A consultora Melissa Raffoni define esse processo como
alavancagem de tempo. "Quem pondera de maneira crítica como gastá-lo está
alavancando seu tempo."
- Cuide da saúde
Planejamento e disciplina fazem bem à saúde. Não importa se
você é sedentário, está um pouco acima do peso ou é fumante. Se começar a
correr cinco dias por semana por cerca de uma hora e meia, em seis meses estará
pronto para disputar a São Silvestre. "Correr 30 minutos, três vezes por
semana, pode reduzir em 60% o risco de infarto", diz o médico do esporte
Paulo Zogayb.
- Assuma-se como protagonista
Enumere os papéis que você desempenha na vida: pai, filha,
marido, executiva, cidadão. Não adianta fazer um planejamento para a vida
pessoal e outro para a profissional, afinal, você é um só. Liste as atividades
relativas a cada papel e a parcela de tempo que quer dedicar a cada uma delas.
Lembre-se que é inevitável priorizar alguns papéis em detrimento de outros em
alguns momentos. "Quem muito abraça pouco aperta", diz Paulo Kretly,
da FranklinCovey.
Seguindo essas orientações você contribuirá para uma vida mais saudável.
Antonio Cleber
Zequetto é Professor, Palestrante e Coach especialista em gestão da
comunicação e marketing. Desenvolve consultoria e cursos personalizados com
temas comportamentais para organizações e instituições de ensino. Consulte-nos
e saiba como desenvolver este e outros temas na sua empresa. (66) 9906 6706.